KirjauduKetterä vs. perinteinen projektinhallinta : opas valintaan
Tässä artikkelissa tarkastellaan ketterien ja perinteisten projektinhallintamenetelmien, -puitteiden tai -lähestymistapojen keskeisiä ominaisuuksia ja annetaan yleiskatsaus ja ohjeita tekijöistä, jotka on otettava huomioon valittaessa tarpeisiisi parhaiten sopivaa menetelmää.
Ketterästä ja perinteisestä projektinhallinnasta on keskusteltu paljon viime vuosina. Usein keskitytään siihen, miten siirtyä täysin ketterään menetelmään, mutta onko se aina paras valinta?
Itse asiassa jotkin hankkeet vaativat edelleen perinteisen lähestymistavan tiukkuutta ja tarkkuutta. Esimerkiksi rahoitusjärjestelmän päivittäminen voi vaatia erityistä dokumentointia, jotta se on nykyisten säännösten mukainen.
Miten siis päätät, mikä lähestymistapa kannattaa valita? Onko mahdollista käyttää molempia menetelmiä? Entä jos haluat siirtyä perinteisestä menetelmästä ketterään menetelmään kesken projektin?
Tässä artikkelissa opastamme sinua valitsemaan sopivimman menetelmän ottaen huomioon keskeiset tekijät, kuten riskitaso, epävarmuus ja toimitusnopeus. Muista, että ihanteellinen lähestymistapa on aina räätälöitävä organisaatiosi erityistarpeiden mukaan.
MITÄ ON PERINTEINEN PROJEKTINHALLINTA?
Projektinhallinta on tieteenala, joka käsittää joukon vakiintuneita käytäntöjä, työkaluja ja tekniikoita projektin hallintaan. Projekti on tilapäinen pyrkimys luoda jotain ainutlaatuista, kuten tuote, palvelu tai tulos.
Monissa projekteissa, kuten infrastruktuurin rakentamisessa, on mahdollista määritellä kaikki lopputuotteen vaatimukset etukäteen ja suunnitella projekti yksityiskohtaisesti. Oletuksena on myös, että matkan varrella on vain vähän muutoksia, mikä tekee projektin kehityksestä ennustettavaa. Koko projektin elinkaari on jaettu useisiin vaiheisiin, ja työ tehdään vaihe vaiheelta.
Tällöin tyypillinen vaihejärjestys voi näyttää seuraavalta:
- Hankkeen käynnistäminen
- Suunnittelu
- Toteutus
- Seuranta
- Hankkeen päättäminen
Perinteisessä projektinhallinnassa käytetään vesiputousmallia, jossa jokainen vaihe on saatettava loppuun ennen seuraavaan siirtymistä. Työkaluja, kuten työnjakorakennetta (Work Breakdown Structure, WBS) ja Gantt-kaavioita, käytetään yleisesti.
Perinteinen projektinhallintamenetelmä esitetään usein täydellisenä työkalupakkina, johon kuuluu:
- Periaatteet
- Prosessit
- Menettelyt
- Ohjeet
- Mallit
- Tarkistuslistat
- Työkalut
- Roolien ja vastuiden määritelmät
Nämä menettelyt voidaan koota projektinhallintakäsikirjaksi, joka tarjoaa vaiheittaisen oppaan projektien hallintaan.
ILEARN®:ssä saatavilla oleviaperinteisiä projektinhallintakursseja ovat mm. seuraavat:
MITÄ ON KETTERÄ PROJEKTINHALLINTA?
Ketterässä manifestissa (2001) määritellään tämän lähestymistavan keskeiset arvot:
- Yksilöt ja vuorovaikutus ovat tärkeämpiä kuin prosessit ja työkalut.
- Toimiva ohjelmisto on tärkeämpi kuin kattava dokumentaatio.
- Asiakasyhteistyö on tärkeämpää kuin sopimusneuvottelut.
- Muutoksiin reagoiminen on tärkeämpää kuin suunnitelman noudattaminen.
Vaikka Ketterä manifesti on peräisin ohjelmistokehityksestä, sitä sovelletaan myös projektinhallintaan. Ketterät menetelmät tulkitsevat perinteisen projektinhallinnan elementtejä uudelleen yksinkertaistamalla prosesseja ja menettelyjä.
Ketteriä menetelmiä on monia, ja kullakin on omat ominaispiirteensä ja piirteensä. Yleisimmin käytettyjä ovat Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP), Lean Software Development ja Crystal.
MINKÄ KETTERÄN KURSSIN VALITA?
AgileLearn®-kurssit tarjoavat loistavan yleiskatsauksen ketteriin johtamismenetelmiin ja niiden käyttöön projektinhallinnassa ja muissa yhteyksissä. Tarjolla on myös kullekin tietylle ketterälle projektinhallintamenetelmälle omistettuja kursseja:
KETTERÄN JA PERINTEISEN PROJEKTINHALLINNAN EROT
- Yksityiskohtaisuus ja dokumentointi: Ketterät menetelmät ovat vähemmän yksityiskohtaisia ja keskittyvät enemmän ihmisten väliseen vuorovaikutukseen kuin jäykkiin prosesseihin. Erityisiä malleja ja menettelyjä on vähemmän kuin perinteisessä lähestymistavassa.
- Suunnitelmallisuus ja sopeutumiskyky: Ketterässä projektissa asetetaan etusijalle toimivan tuotteen nopea toimittaminen ja sopeudutaan jatkuvasti muutoksiin, toisin kuin perinteisten menetelmien yksityiskohtaisessa etukäteissuunnittelussa.
- Jatkuva tarkistaminen: Ketterät tiimit tarkastelevat ja parantavat jatkuvasti sekä tuotetta että prosessia jokaisen iteraation lopussa järjestettävien "oppituntien" (retrospektiivien) avulla.
- Myytit, jotka on syytä kumota: Vastoin yleistä uskomusta ketterään menetelmään sisältyy suunnittelua, vaikka se olisikin iteratiivista, ja se edellyttää projektipäällikön läsnäoloa, vaikkakin eri roolissa, jossa keskitytään johtamiseen ja tiimin tukemiseen.
- Vaatimukset ja dokumentointi: Ne kehittyvät iteraatioiden aikana tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa.
MILLOIN VALITA KETTERÄ VS. PERINTEINEN PROJEKTINHALLINTA?
- Vaatimusten selkeys: Ketterä lähestymistapa toimii paremmin silloin, kun vaatimukset ovat epäselviä tai muuttuvia, kun taas perinteinen lähestymistapa sopii paremmin silloin, kun vaatimukset voidaan määritellä selkeästi projektin alussa.
- Teknologia: Ketterä lähestymistapa mahdollistaa enemmän kokeiluja uusien teknologioiden kanssa. Kun teknologia ei ole uutta, perinteinen lähestymistapa voi olla sopivampi.
- Riski: Kun riski on suuri, perinteinen projektinhallintamenetelmä voi yleensä olla sopivampi, koska siinä suunnitellaan tarkasti kaikki näkökohdat. Jos riski liittyy kuitenkin epävarmoihin vaatimuksiin tai markkinaolosuhteisiin, ketterän lähestymistavan joustavuus ja mukautuvuus voivat olla arvokkaita.
- Lopputuotteen tai -palvelun kriittisyys: Koska dokumentointi on vähäisempää, ketterä lähestymistapa ei ehkä sovellu kriittisiin tuotteisiin, kuten lääkekehitykseen tai avaruussukkulan osiin. Näissä tapauksissa perinteisempi lähestymistapa on suositeltavampi.
HYBRIDIPROJEKTINHALLINTAMENETELMÄT JA NIIDEN EDUT
Tarkistuslistat voivat auttaa arvioimaan projektin tekijöitä parhaan lähestymistavan valitsemiseksi, mutta on myös tärkeää ottaa huomioon sponsoreiden perehtyneisyys valittuun menetelmään. Perinteiseen lähestymistapaan tottuneet sponsorit saattavat vastustaa muutosta, mikä edellyttää huolellista viestintää ketterän lähestymistavan eduista.
Joissakin tapauksissa projektipäällikkö saattaa omaksua hybridilähestymistavan, jossa yhdistetään perinteisiä ja ketteriä elementtejä kaikkien sidosryhmien tarpeiden täyttämiseksi. Hybridilähestymistavat, joissa yhdistetään molempien menetelmien piirteitä, ovat yhä yleisempiä organisaatioissa.
- Molempien lähestymistapojen edut: Kummallakin lähestymistavalla on omat etunsa, joten on tärkeää ymmärtää ne, jotta voidaan valita kuhunkin projektiin sopiva lähestymistapa.
- Ketterä vs. perinteinen: Ketterä sopii pienempiin tiimeihin ja projekteihin, joissa on epäselviä tai riskialttiita vaatimuksia, kun taas perinteinen sopii paremmin monimutkaisiin projekteihin, suurempiin tiimeihin ja vakaisiin ympäristöihin.
- Ketteryyden skaalautuvuus: Ketterät menetelmät kehittyvät niin, että ne soveltuvat suurille organisaatioille ja monimutkaisille projekteille.
- Nopeus ja joustavuus: Ketterä ei ole aina nopein lähestymistapa, sillä joustavuus voi johtaa aloittamiseen alusta, jos ensimmäinen versio ei täytä vaatimuksia.
- Ulkopuolisten toimittajien kanssa toteutettavat hankkeet: Perinteinen lähestymistapa on usein sopivampi, kun osa hankkeesta ulkoistetaan ulkopuolisille toimittajille, koska se edellyttää selkeää työn määrittelyä ja sopimusehtoja.
Jos haluat lisätietoja, lue oppaamme Miten valita projektinhallintakehys ja -kurssi.